Hồ sơ hải quan gồm những gì? Doanh nghiệp cần chuẩn bị ra sao?

Một lô hàng có thể đã được nhà cung cấp gửi đi, đã đến cửa khẩu và thậm chí doanh nghiệp đã có đầy đủ thông tin đơn hàng, nhưng nếu chứng từ phục vụ thủ tục hải quan chưa được chuẩn bị đúng thì quá trình xử lý vẫn có thể bị kéo dài.

Đó là lý do doanh nghiệp không nên chỉ quan tâm đến việc “đã có tờ khai chưa”, mà cần biết hồ sơ hải quan của lô hàng gồm những gì, chứng từ nào cần chuẩn bị và thông tin giữa các giấy tờ có thống nhất hay không.

Hồ sơ hải quan không phải một bộ chứng từ cố định áp dụng giống nhau cho mọi lô hàng. Thành phần hồ sơ phụ thuộc vào loại hình xuất nhập khẩu, hàng hóa, phương thức giao dịch và các yêu cầu quản lý áp dụng đối với từng trường hợp.

Vì vậy, cách chuẩn bị hiệu quả không phải là gom càng nhiều giấy tờ càng tốt, mà là xác định đúng những chứng từ lô hàng cần có và kiểm tra tính thống nhất trước khi khai báo.

Hồ sơ hải quan là gì?

Hồ sơ hải quan là tập hợp các chứng từ, tài liệu và thông tin liên quan đến hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu được sử dụng trong quá trình thực hiện thủ tục hải quan theo quy định.

Có thể hiểu đơn giản:

Tờ khai hải quan là phần doanh nghiệp khai báo thông tin về lô hàng; hồ sơ hải quan là tập hợp những chứng từ liên quan được sử dụng để thực hiện và chứng minh các nội dung của lô hàng theo yêu cầu.

Hai khái niệm này có liên quan nhưng không giống nhau.

Ví dụ, một lô hàng nhập khẩu có thể có tờ khai hải quan cùng các chứng từ như:

• Hóa đơn thương mại

• Chứng từ vận tải

• Chứng từ về hàng hóa

• Chứng từ xuất xứ trong trường hợp cần sử dụng

• Giấy phép hoặc chứng từ quản lý chuyên ngành nếu hàng thuộc diện áp dụng

• Các chứng từ khác theo loại hình và trường hợp cụ thể

Có một điểm cần phải lưu ý rằng: không phải lô hàng nào cũng phải có toàn bộ những giấy tờ trên.

Đây là những điều quan trọng mà doanh nghiệp cần nhớ ngay từ đầu để tránh những sai sót không đáng có về sau.

Hồ sơ hải quan gồm những gì?

Thành phần hồ sơ phụ thuộc vào từng trường hợp cụ thể. Tuy nhiên, đối với doanh nghiệp nhập khẩu hàng hóa thông thường, có thể hình dung hồ sơ theo các nhóm chính dưới đây.

1. Tờ khai hải quan

Tờ khai là phần dữ liệu khai báo chính thức về lô hàng với cơ quan hải quan.

Trên tờ khai có những thông tin quan trọng như:

• Người xuất khẩu, người nhập khẩu

• Loại hình

• Tên và mô tả hàng hóa

• Mã HS

• Số lượng

• Trọng lượng

• Trị giá

• Xuất xứ

• Thông tin liên quan đến thuế và các nội dung khác theo trường hợp

Bài trước đã phân tích riêng về tờ khai hải quan, nên ở đây cần nhấn mạnh một điểm:

Tờ khai không nên được xem là một phần thông tin độc lập với chứng từ.

Các dữ liệu trên tờ khai cần có cơ sở từ giao dịch, hàng hóa thực tế và các chứng từ liên quan.

2. Commercial Invoice – Hóa đơn thương mại

Commercial Invoice là chứng từ thương mại thể hiện các thông tin cơ bản của giao dịch mua bán hàng hóa quốc tế.

Invoice thường thể hiện:

• Người bán

• Người mua

• Tên hàng

• Số lượng

• Đơn giá

• Tổng giá trị

• Điều kiện giao hàng

• Thông tin tiền tệ

• Các thông tin khác liên quan đến giao dịch

Đây là một trong những chứng từ doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ trước khi thực hiện khai báo.

Một lỗi thường gặp là Invoice ghi tên hàng quá ngắn hoặc không đủ thông tin để mô tả bản chất sản phẩm.

Ví dụ, nhà cung cấp chỉ ghi một tên thương mại nội bộ mà người khai hải quan không thể dựa vào đó để xác định chính xác hàng hóa.

Khi đó, doanh nghiệp cần làm rõ thông tin sản phẩm trước khi khai báo thay vì cố gắng “dịch” hoặc suy đoán từ tên trên Invoice.

3. Packing List – Phiếu đóng gói

Packing List thể hiện thông tin liên quan đến cách hàng hóa được đóng gói.

Tùy trường hợp, chứng từ có thể thể hiện:

• Số kiện

• Quy cách đóng gói

• Số lượng hàng

• Trọng lượng

• Kích thước

• Thông tin từng kiện hoặc từng nhóm hàng

Packing List đặc biệt hữu ích khi doanh nghiệp cần đối chiếu giữa chứng từ và hàng hóa thực tế.

Ví dụ, Invoice thể hiện tổng số lượng nhưng Packing List thể hiện hàng được chia thành bao nhiêu kiện, mỗi kiện chứa bao nhiêu sản phẩm.

Nếu số liệu trên Packing List không phù hợp với thông tin trên Invoice hoặc thực tế hàng hóa, doanh nghiệp nên kiểm tra lại trước khi sử dụng bộ chứng từ.

4. Chứng từ vận tải

Tùy phương thức vận chuyển, lô hàng có thể có các chứng từ vận tải tương ứng.

Chứng từ vận tải giúp thể hiện thông tin về quá trình vận chuyển hàng hóa, chẳng hạn:

• Người gửi

• Người nhận

• Đơn vị vận chuyển

• Thông tin hàng hóa

• Số kiện

• Trọng lượng

• Tuyến vận chuyển

• Phương tiện hoặc thông tin chuyến hàng

Với hàng hóa vận chuyển bằng đường biển, doanh nghiệp có thể gặp Bill of Lading.

Với hàng không có Air Waybill.

Với đường bộ hoặc các phương thức khác, chứng từ sẽ phụ thuộc vào tuyến và hình thức vận chuyển.

Điểm doanh nghiệp cần quan tâm không phải là ghi nhớ tên của mọi loại chứng từ vận tải, mà là thông tin trên chứng từ phải phù hợp với lô hàng và các dữ liệu liên quan.

5. Chứng từ xuất xứ hàng hóa

Chứng từ xuất xứ có thể được sử dụng trong những trường hợp nhất định để chứng minh xuất xứ hàng hóa hoặc phục vụ việc áp dụng chính sách liên quan.

C/O là một ví dụ phổ biến.

Tuy nhiên, không nên hiểu rằng mọi lô hàng nhập khẩu đều bắt buộc phải có C/O.

Việc có cần chứng từ xuất xứ hay không phụ thuộc vào hàng hóa, mục đích sử dụng chứng từ, chính sách áp dụng và trường hợp cụ thể.

Nếu doanh nghiệp muốn hưởng ưu đãi thuế theo một hiệp định thương mại, vấn đề xuất xứ và chứng từ chứng minh xuất xứ có thể trở nên đặc biệt quan trọng.

Do đó, nếu C/O có liên quan đến lô hàng, doanh nghiệp nên kiểm tra từ trước khi nhà cung cấp chuẩn bị chứng từ.

6. Giấy phép và chứng từ quản lý chuyên ngành

Đây là nhóm giấy tờ khiến nhiều doanh nghiệp mới nhập khẩu dễ gặp vấn đề nhất.

Một số mặt hàng có thể thuộc diện quản lý chuyên ngành và phải đáp ứng yêu cầu về giấy phép, kiểm tra, chứng nhận hoặc các thủ tục liên quan.

Tùy từng mặt hàng, có thể phát sinh yêu cầu như:

• Giấy phép nhập khẩu

• Chứng nhận hoặc kết quả kiểm tra

• Hồ sơ công bố

• Chứng từ kiểm tra chất lượng

• Chứng từ kiểm dịch

• Chứng từ đáp ứng quy chuẩn hoặc yêu cầu kỹ thuật

Không thể sử dụng một danh sách cố định cho tất cả sản phẩm.

Một mặt hàng thông thường có thể chỉ cần bộ chứng từ thương mại và vận tải cơ bản, trong khi mặt hàng khác lại phải có thêm hồ sơ quản lý chuyên ngành.

Vì vậy, chính sách mặt hàng cần được kiểm tra trước khi đặt hàng, không phải sau khi hàng đã đến cửa khẩu.

7. Các chứng từ khác theo từng trường hợp

Ngoài các nhóm phổ biến trên, tùy loại hình và tính chất giao dịch, doanh nghiệp có thể phải chuẩn bị thêm những chứng từ khác.

Ví dụ, có thể phát sinh yêu cầu liên quan đến:

• Hợp đồng

• Chứng từ thanh toán

• Giấy phép

• Chứng từ kiểm tra chuyên ngành

• Chứng từ chứng minh xuất xứ

• Tài liệu kỹ thuật của sản phẩm

• Chứng từ liên quan đến trị giá

• Các tài liệu khác theo yêu cầu của cơ quan quản lý

Do đó, khi hỏi “hồ sơ hải quan gồm những gì?”, câu trả lời chính xác nhất luôn phải gắn với mặt hàng + loại hình + giao dịch + chính sách áp dụng.

Không nên áp dụng một checklist duy nhất cho mọi lô hàng.

Hồ sơ hải quan có phải lúc nào cũng giống nhau?

Không.

Đây là một trong những điểm quan trọng nhất doanh nghiệp cần hiểu.

Một doanh nghiệp có thể nhập hai sản phẩm khác nhau trong cùng một tháng nhưng thành phần hồ sơ cần chuẩn bị lại khác nhau.

Ví dụ:

Lô hàng A: hàng tiêu dùng thông thường, không thuộc diện quản lý chuyên ngành.

Lô hàng B: sản phẩm thuộc diện phải kiểm tra hoặc đáp ứng yêu cầu chuyên ngành.

Cả hai đều là “hàng nhập khẩu”, nhưng bộ hồ sơ phục vụ quá trình xử lý có thể khác nhau.

Tương tự, một doanh nghiệp nhập nguyên liệu phục vụ sản xuất sẽ có cách xử lý khác với doanh nghiệp nhập hàng để kinh doanh.

Vì vậy, việc lấy bộ hồ sơ của một lô hàng cũ rồi áp dụng nguyên xi cho lô hàng mới có thể tạo ra rủi ro.

Điều quan trọng nhất: Các chứng từ phải thống nhất với nhau

Có đủ chứng từ chưa chắc đã đủ.

Doanh nghiệp cần kiểm tra tính thống nhất giữa các tài liệu.

Ví dụ, cần đối chiếu:

Tên hàng

Invoice ↔ Packing List ↔ Tờ khai ↔ Hàng thực tế

Số lượng

Invoice ↔ Packing List ↔ Tờ khai

Trọng lượng

Packing List ↔ Chứng từ vận tải ↔ Tờ khai

Trị giá

Invoice ↔ Tờ khai ↔ Các chứng từ liên quan

Xuất xứ

Chứng từ xuất xứ ↔ Thông tin hàng hóa ↔ Tờ khai

Thông tin các bên

Invoice ↔ Chứng từ vận tải ↔ Tờ khai

Không phải mọi trường hợp đều yêu cầu các con số hoặc cách thể hiện giống nhau tuyệt đối trên mọi chứng từ, nhưng những điểm cốt lõi của giao dịch phải được kiểm soát và giải thích được khi có khác biệt.

Đây là nơi nhiều doanh nghiệp gặp vấn đề: chứng từ riêng lẻ đều có vẻ đúng, nhưng khi đặt cạnh nhau lại không khớp.

Những lỗi thường gặp khi chuẩn bị hồ sơ hải quan

Chờ hàng về mới chuẩn bị chứng từ

Đây là lỗi dễ khiến tiến độ bị động nhất.

Nếu chứng từ cần nhà cung cấp bổ sung hoặc chỉnh sửa, doanh nghiệp có thể mất thêm thời gian ngay khi hàng đã đến cửa khẩu.

Tên hàng trên Invoice quá chung chung

Tên thương mại của nhà cung cấp không phải lúc nào cũng đủ để phục vụ khai báo.

Invoice và Packing List không khớp

Số lượng, quy cách, số kiện hoặc trọng lượng có thể không thống nhất.

Không kiểm tra chứng từ vận tải

Sai thông tin người nhận, số kiện hoặc dữ liệu chuyến hàng có thể gây khó khăn khi đối chiếu.

Không xác định chính sách mặt hàng trước

Doanh nghiệp chỉ kiểm tra giấy phép hoặc chứng nhận khi hàng đã về đến Việt Nam.

Dùng lại bộ chứng từ của lô hàng cũ

Thông tin của nhà cung cấp, sản phẩm, giá trị hoặc chính sách có thể đã thay đổi.

Phụ thuộc hoàn toàn vào đơn vị dịch vụ

Thuê đơn vị khai báo không đồng nghĩa doanh nghiệp không cần kiểm tra dữ liệu đầu vào.

Doanh nghiệp vẫn cần cung cấp thông tin chính xác và xác nhận các dữ liệu quan trọng của lô hàng.

Khi nào doanh nghiệp nên chuẩn bị hồ sơ hải quan?

Câu trả lời thực tế là:

Càng sớm càng tốt, ngay từ khi doanh nghiệp bắt đầu chốt giao dịch và chuẩn bị nhập hàng.

Không nên chờ đến khi xe chuẩn bị đến cửa khẩu mới bắt đầu gom chứng từ.

Một quy trình chủ động có thể bắt đầu như sau:

Bước 1: Xác định hàng hóa

Biết chính xác sản phẩm, chất liệu, công dụng, quy cách và số lượng.

Bước 2: Kiểm tra chính sách

Xác định hàng có thuộc diện cấm, hạn chế, giấy phép hoặc quản lý chuyên ngành không.

Bước 3: Xác định mã HS

Kiểm tra mã HS dự kiến dựa trên bản chất thực tế của sản phẩm.

Bước 4: Yêu cầu nhà cung cấp chuẩn bị chứng từ

Thống nhất trước về Invoice, Packing List và các tài liệu cần thiết.

Bước 5: Đối chiếu chứng từ

Kiểm tra thông tin giữa các chứng từ trước khi hàng về.

Bước 6: Chuẩn bị khai báo

Tổng hợp dữ liệu cần thiết cho tờ khai và kiểm tra lần cuối.

Cách làm này giúp doanh nghiệp chuyển từ trạng thái “hàng về rồi mới xử lý” sang “chuẩn bị trước để hàng về là có thể xử lý”.

Doanh nghiệp nên có một checklist hồ sơ riêng cho từng nhóm hàng

Nếu doanh nghiệp nhập khẩu thường xuyên, không nên chỉ có một checklist chung.

Nên xây dựng checklist theo từng nhóm sản phẩm.

Ví dụ:

Nhóm 1 – Hàng tiêu dùng thông thường

• Invoice

• Packing List

• Chứng từ vận tải

• Tờ khai

• Các chứng từ khác nếu trường hợp cụ thể yêu cầu

Nhóm 2 – Hàng có quản lý chuyên ngành

Ngoài nhóm chứng từ cơ bản, cần bổ sung các giấy tờ tương ứng với yêu cầu quản lý của mặt hàng.

Nhóm 3 – Hàng cần chứng minh xuất xứ/ưu đãi thuế

Cần kiểm tra thêm yêu cầu về xuất xứ và chứng từ chứng minh xuất xứ phù hợp.

Cách phân nhóm này giúp nhân sự phụ trách nhập khẩu không phải “nhớ bằng kinh nghiệm”, đồng thời giảm nguy cơ bỏ sót giấy tờ khi có nhân sự mới tiếp nhận công việc.

Hồ sơ hải quan tốt không phải là bộ hồ sơ càng dày càng tốt

Doanh nghiệp đôi khi có tâm lý: “Cứ chuẩn bị thật nhiều giấy tờ cho chắc.”

Tuy nhiên, đây không phải cách quản lý hồ sơ hiệu quả. Một bộ hồ sơ tốt cần đáp ứng ba yếu tố:

Đúng: đúng loại chứng từ và đúng thông tin.

Đủ: đáp ứng yêu cầu của lô hàng và trường hợp cụ thể.

Thống nhất: các dữ liệu quan trọng không mâu thuẫn với nhau.

Nếu một doanh nghiệp có 20 loại giấy tờ nhưng thông tin giữa các giấy tờ không khớp, bộ hồ sơ đó vẫn có thể phát sinh vấn đề. Ngược lại, một lô hàng chỉ cần những chứng từ phù hợp với trường hợp của mình nhưng được chuẩn bị chính xác, thống nhất thì việc xử lý sẽ chủ động hơn.

Kết luận

Hồ sơ hải quan là tập hợp các chứng từ và thông tin phục vụ quá trình thực hiện thủ tục hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu.

Đối với một lô hàng nhập khẩu, các nhóm chứng từ thường gặp có thể bao gồm tờ khai hải quan, Commercial Invoice, Packing List, chứng từ vận tải, chứng từ xuất xứ và giấy phép hoặc chứng từ quản lý chuyên ngành nếu thuộc trường hợp áp dụng.

Tuy nhiên, không có một bộ hồ sơ duy nhất áp dụng cho mọi lô hàng.

Thành phần hồ sơ phụ thuộc vào hàng hóa, loại hình nhập khẩu, giao dịch và chính sách quản lý liên quan.

Điều doanh nghiệp cần kiểm soát không chỉ là “đã đủ giấy tờ chưa”, mà còn phải trả lời được ba câu hỏi:

Chứng từ có đúng không?

Đã đủ theo trường hợp của lô hàng chưa?

Thông tin giữa các chứng từ có thống nhất không?

Nếu kiểm soát được ba điểm này ngay từ trước khi hàng về cửa khẩu, doanh nghiệp sẽ chủ động hơn rất nhiều trong quá trình khai báo và thông quan.

PT.Logistic đồng hành cùng doanh nghiệp

PT.Logistic cung cấp dịch vụ vận tải, thủ tục hải quan, kho bãi và logistics toàn cầu cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Liên hệ đội ngũ PT.Logistic qua trang Liên hệ để được tư vấn phương án phù hợp với lô hàng của bạn.